中國藥科大學(xué)檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規(guī)范我校檔案工作，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及實(shí)施細(xì)則、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合我校實(shí)際，特制定本辦法。

第二條 本辦法所稱的檔案，是指學(xué)校從事教學(xué)、科研、管理、基本建設(shè)等活動直接形成的對師生員工、學(xué)校和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物等不同形式、載體的歷史記錄。

第三條 檔案記錄歷史、傳承文明，是現(xiàn)代人了解歷史、研究歷史的寶貴財(cái)富。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工作，是我校重要的基礎(chǔ)性工作。我校把檔案工作納入總體發(fā)展規(guī)劃，對檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

第四條 檔案工作是衡量和檢查學(xué)校各部門工作質(zhì)量、管理水平的重要標(biāo)志。各部門應(yīng)將檔案工作納入工作計(jì)劃和相關(guān)人員崗位職責(zé)與個(gè)人業(yè)績考核內(nèi)容，加強(qiáng)對本部門檔案工作的管理。

第五條 我校檔案工作由校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，醫(yī)學(xué)|教育網(wǎng)搜集整理批準(zhǔn)學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；

（二）將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；

（三）建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備及經(jīng)費(fèi)；

（四）研究決定學(xué)校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

第二章 機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備

第六條 我校成立檔案工作委員會，作為全校檔案工作的組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和咨詢機(jī)構(gòu)。

第七條 綜合檔案室是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu)（隸屬于校長辦公室），應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。其管理職責(zé)是：

（一）貫徹執(zhí)行上級有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；

（二）擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)；

（三）負(fù)責(zé)建立、健全學(xué)校檔案工作網(wǎng)絡(luò)，做好學(xué)校所屬機(jī)構(gòu)的立卷歸檔指導(dǎo)和檔案分室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，對學(xué)校檔案工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；

（四）負(fù)責(zé)接收、征集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；

（五）做好“防火、防盜、防蟲、防霉、防鼠、防強(qiáng)光及溫濕度控制”等檔案實(shí)體的保護(hù)工作，最大限度地延長檔案壽命；

（六）編制檢索工具，編研檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；

（七）組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔和管理工作；

（八）開展檔案的開放和利用工作；

（九）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；

（十）開展檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動；

第八條 我校檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。學(xué)校可根據(jù)實(shí)際需要，批準(zhǔn)有關(guān)部門設(shè)立檔案分室，管理本部門檔案。檔案分室業(yè)務(wù)上接受綜合檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督，并定期向綜合檔案室移交檔案目錄。

第九條 各部門檔案工作的主要職責(zé)是：

（一）認(rèn)真組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，按照我校立卷部門檔案歸檔范圍和保管期限的要求，完整、規(guī)范、按時(shí)完成本部門紙質(zhì)文件材料和電子文件的立卷歸檔工作；

（二）配備兼職檔案工作人員和經(jīng)費(fèi)，開展檔案工作。

第十條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。

第三章 檔案收集

第十一條 我校各立卷部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，應(yīng)將涉及相應(yīng)范圍的各類載體的檔案材料歸檔工作列入自己的職責(zé)范圍，督促檢查本部門兼職檔案員按照歸檔要求，做到每項(xiàng)重要的工作都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

第十二條 我校實(shí)行檔案材料形成部門、課題組立卷制度。由立卷人按文件材料的自然形成規(guī)律，加以系統(tǒng)整理組卷，編排頁號或件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門兼職檔案員檢查，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)檔案工作的負(fù)責(zé)人在備考表上簽字同意后，向綜合檔案室移交。綜合檔案室負(fù)有指導(dǎo)各部門立卷工作的職責(zé)。

第十三條 我校實(shí)施紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。各類文件材料的歸檔范圍和保管期限按照我校立卷部門檔案歸檔范圍和保管期限的要求執(zhí)行。

第十四條 部門立卷歸檔分工為：全校性、綜合性的材料由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔，其余均按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類材料的立卷歸檔。立卷歸檔涉及多個(gè)部門的大類由文件的主辦部門歸檔，其他部門協(xié)辦。

第十五條 學(xué)校各部門立卷歸檔的文件材料，應(yīng)符合下列要求：

（一）歸檔的文件材料，應(yīng)遵循文件之間的形成規(guī)則，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類組卷。

（二）歸檔的文件材料應(yīng)當(dāng)齊全完整。已破損文件應(yīng)予復(fù)制，復(fù)制件附于原件后一并歸檔。

（三）紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)用紙規(guī)范、質(zhì)地優(yōu)良，字跡清楚，書寫應(yīng)用符合規(guī)范的耐久書寫材料書寫，嚴(yán)禁用圓珠筆、彩色筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水、復(fù)寫紙、印臺油等不耐久的書寫材料書寫。

第十六條 歸檔時(shí)間：

（一）黨政類和能按自然年度歸檔的文件材料應(yīng)在次年6月底前歸檔。

（二）教學(xué)類和能按教學(xué)年度歸檔的文件材料應(yīng)在當(dāng)年寒假前歸檔。

（三）科研、專題性和成套性檔案，應(yīng)在項(xiàng)目完成通過鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔；基建類檔案應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目完成后3個(gè)月內(nèi)歸檔；重大活動檔案應(yīng)在活動結(jié)束后2個(gè)月內(nèi)歸檔。

（四）隨時(shí)接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

第十七條 我校師生員工在其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動中形成的各種載體的文件材料，必須按照規(guī)定及時(shí)歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為已有。

第十八條 我校與其他單位分工協(xié)作完成的項(xiàng)目，綜合檔案室應(yīng)當(dāng)至少保存一整套檔案。我校完成部分須將正本歸檔；協(xié)作單位完成的部分應(yīng)由我校參與人員將復(fù)制件歸檔。

第四章 檔案管理和利用

第十九條 綜合檔案室應(yīng)依據(jù)檔案實(shí)體分類法對室藏檔案進(jìn)行整理、分類、鑒定、編號、排列上架、編制檢索工具；根據(jù)檔案的保密程度，確定不同的利用范圍，建立檔案借閱和審批制度；做好檔案的利用效果登記。

第二十條 綜合檔案室應(yīng)落實(shí)檔案保護(hù)技術(shù)措施，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或字跡褪色的檔案，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

第二十一條 綜合檔案室應(yīng)當(dāng)對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向?qū)W校報(bào)告，及時(shí)處理。

應(yīng)建立、健全庫房管理制度，做好防火、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防塵、防蟲、防有害氣體、防盜等工作，確保檔案安全。

第二十二條 綜合檔案室要建立檔案統(tǒng)計(jì)、檢查制度，定期對檔案的接收、整理、保管利用和各種數(shù)據(jù)情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)。

第二十三條 綜合檔案室要組織做好檔案鑒定工作。凡需銷毀的檔案，由綜合檔案室和有關(guān)部門組成鑒定小組，經(jīng)鑒定小組鑒定并登記造冊報(bào)校長批準(zhǔn)后，按有關(guān)程序予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。

第二十四條 檔案信息是學(xué)校管理信息的重要組成部分。綜合檔案室是學(xué)校信息化建設(shè)的重要部門。應(yīng)不斷推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

第二十五條 綜合檔案室所保存的檔案，主要供本校利用。如校外有關(guān)單位或個(gè)人需查閱，應(yīng)持介紹信，經(jīng)學(xué)校相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。用于公益目的的，不收取費(fèi)用；用于個(gè)人或商業(yè)目的的，按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)。

第二十六條 綜合檔案室應(yīng)做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格控制涉密檔案的使用范圍。涉及國家秘密或者重大問題的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)校長或保密工作辦公室批準(zhǔn)；涉及未公開的技術(shù)問題或個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人同意，必要時(shí)報(bào)請校長審查批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后，方可查閱、摘錄、復(fù)制。

第二十七條 對于重要、珍貴的檔案，綜合檔案室一般不提供原件，如有特殊需要，應(yīng)當(dāng)經(jīng)綜合檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。加蓋綜合檔案室公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。

第二十八條 綜合檔案室應(yīng)根據(jù)我校需要，積極開展檔案宣傳工作。開展檔案資料的編研工作，發(fā)揮檔案的文化教育作用。

第五章 考核與獎罰

第二十九條 我校對在檔案工作中表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護(hù)和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻(xiàn)的；

（四）將重要的、珍貴的檔案捐贈給綜合檔案室的；

（五）同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭、表現(xiàn)突出的。

第三十條 有下列行為之一的，我校應(yīng)當(dāng)對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依照有關(guān)規(guī)定給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機(jī)關(guān)依法追究刑事責(zé)任：

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、轉(zhuǎn)讓、贈送、交換檔案的；

（五）不按規(guī)定歸檔、拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為已有的；

（六）其它違反檔案法律法規(guī)和我校有關(guān)檔案管理規(guī)章制度的行為。

第六章 附 則

第三十一條 會計(jì)、干部人事檔案的管理，按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第三十二條 本辦法自公布之日起執(zhí)行，由校長辦公室負(fù)責(zé)解釋。